Gestión del tiempo: 10 consejos para ser más eficiente

Una correcta gestión del tiempo te facilita el camino para conseguir hacer lo que te propongas. Descubre 10 consejos que te serán de gran ayuda.

La tarea clave, a primera hora para gestionar tu tiempo

Ya te he contado en anteriores ocasiones, lo importante que es planificar el día para una adecuada gestión del tiempo.

Y más concretamente, lo importante que es que realices la tarea clave, a primera hora del día.

En esos momentos, al inicio de la jornada, es cuando más vitalidad tienes, y si no caes en situaciones como las que veremos más adelante, te será más fácil acabar lo importante.

Una vez acabado lo más importante, el tiempo restante del día se sobrelleva mejor con otras tareas más fáciles de administrar.

No tengas abierto el email

Por desgracia, esta situación ocurre muy a menudo en los trabajos de índole tecnológica.

En muchos casos, se trata el correo electrónico, como si fuera una herramienta de mensajería instantánea. Gran error.

El correo electrónico es la evolución del correo tradicional.

gestionar el email de forma productiva

Imagina el buzón de tu casa, ¿lo revisas cada 5 minutos? No, a no ser que esperaras algo realmente importante.

Pues con el correo electrónico, pasa igual. Gestionar el correo electrónico es una de las claves más importantes para mejorar tu efectividad.

Deberías revisarlo una o dos veces al día como máximo, dependiendo de tu puesto y responsabilidad, para poder organizar tu tiempo de forma más eficiente.

Desactiva las notificaciones

El tema de las notificaciones va muy ligado al punto anterior.

Reflexiona un momento ¿tienes miedo de perderte algo?¿por qué?

Si se establecen las líneas de comunicación correctas, no es necesario que estemos pendientes durante toda la jornada de las notificaciones.

Como he dicho otras veces, a no ser que atiendas un servicio de urgencia, como por ejemplo en un servicio técnico.

Pero si no es tu caso, cuando algo sea realmente urgente, se debería solucionar con una llamada. Tanto si la emites como si la recibes.

Verás como la gestión de tu tiempo mejora.

Sé que al principio cuesta, pero pruébalo.

Apaga las notificaciones y empieza a sentir como administras mejor tu tiempo.

Mide tu productividad personal

El hecho de medir tu productividad personal, tiene dos ventajas.

En primer lugar, esos datos te ayudan a detectar errores y mejorar. Por lo tanto, conseguirás centrarte en lo importante, y sacar más trabajo útil en menos tiempo.

Por otro lado, el simple hecho de tener que medirlo, suele servir de ayuda para no dispersarse con tareas irrelevantes.

¿Conduces de la misma forma un día normal comparado con uno en el que te estuvieras examinando?

Pues de la misma, cuando mides tu productividad, tendrás más en cuenta realizar una correcta gestión del tiempo.

Lee libros sobre gestión del tiempo

Sabes que los profesionales digitales valoramos mucho la formación.

¿Te imaginas que sería de nuestro trabajo si no nos formáramos?

Si, siempre es importante formarse, y especialmente aprender sobre gestión del tiempo. Pero en nuestro caso más, porque tenemos la exigencia de actualizar nuestros conocimientos.

Esa buena costumbre que tenemos nos facilita el trabajo para aprender cosas nuevas, ¿a que sí? 😉

Libro gestión del tiempo

 

Como te he contado otras veces, te recomiendo los libros de Berto Pena, y más concretamente los que tiene sobre gestión del tiempo y oficina.

Puedes encontrarlos en su blog, Think Wasabi.

Establece horas de inicio y final para medir mejor el tiempo

Seguro que te ha pasado alguna vez esto que te voy a contar…

¿Cuantas veces te han dicho vamos a reunirnos sin que te concreten la hora final?

Y, ¿cuantas veces esas reuniones se han alargado mucho más de lo que tenías previsto?

Ese es uno de los motivos por los que en las reuniones efectivas, se informa de una hora de inicio y una hora final, para no perder el tiempo.

Es una ventaja para todos y facilita la organización de la agenda en gran medida.

Enfócate en una tarea cada vez

No, por mucho que trabajes con un ordenador, no eres multitarea, y seguramente nunca lo seas.

En tu profesión es muy difícil medir la producción en varios casos

¿Cuánto se tarda en planificar una campaña SEO?¿O diseñar el borrador de una aplicación?¿Y solucionar una incidencia con un servidor?

Pero lo que está claro es que, si intentas hacer varias tareas a la vez, tardarás, además del tiempo que necesitas para cada una, el tiempo que supone el cambio de contexto.

Lo puedes ver mejor en esta gráfica

Coste de cambio de contexto

Mantén el orden y gestionarás mejor tu tiempo

Tu trabajo no es mecánico, no es repetitivo, como si lo es en una fábrica industrial.

En ese tipo de trabajos, todo está a mano, y cuentas con lo que necesitas para producir.

Pero los empleados digitales, necesitamos cambiar muy a menudo de herramientas, aplicaciones o documentación.

Por eso,

El orden, aunque en un primer momento puedas pensar que es un gasto de tiempo importante, en el fondo es una inversión en tu tiempo

Si quieres aprender más sobre el orden en el trabajo, te recomiendo leer sobre el método de las 5 S (aunque está evolucionando a otros nombres)

Es un método nacido en las industrias de Toyota, pero fácilmente aplicable al mundo digital

Divide y vencerás

Es difícil planificar tareas muy grandes, o aquellas que requieren de mucho tiempo de ejecución.

Además, cuanto más complejas sean, más difícil es medirlas, y recuerda que el objetivo es organizarlas de forma efectiva.

Por eso, viene genial en este caso, la famosa frase de  Julio César «Divide y vencerás» (Dīvide et īmpera)

Quizá si te dedicas en la programación sea más fácil de asimilar, ya que desde los estudios iniciales nos enseñan a dividir la aplicación en funciones más reducidas.

Pero, en otros tipos de profesiones digitales, también se debe aplicar esta metodología para una eficiente gestión del tiempo.

Ese gran plan de marketing digital, esa fantástica campaña de redes sociales, será mucho más manejable con subtareas 😉

Haz cursos de gestión del tiempo

Tenemos la gran suerte hoy en día de disponer de numerosos formatos para aprender.

Tenemos libros, podcasts, blogs, etc…

Pero, sobretodo, tenemos la posibilidad de realizar cursos sin la necesidad de acudir a una academia.

Preocúpate de formarte continuamente, tanto en materias técnicas como organizativas y de Desarrollo profesional.

Efectividad personal

Te puedo recomendar un curso de Jeroen Sangers, uno de los especialistas en efectividad personal en español (aunque tenga ese acento 😛 )

Su curso se llama «Efectividad en tu día a día», y te ayudará a organizar tus tareas sin malgastar tu tiempo.

Puedes ver más info de su curso en este enlace


¿Y a ti?¿Qué es lo que más te cuesta sobre la gestión del tiempo? Cuéntamelo en los comentarios y te podré ayudar 🙂

Lectura recomendada

Qué es el Desarrollo Profesional y cómo te ayuda El desarrollo profesional es un concepto cada vez más importante para empleados y empresas. Descubre qué es y como beneficiarte de él.

2 comentarios sobre “Gestión del tiempo: 10 consejos para ser más eficiente

  1. ¡Gracias por tu artículo, Óscar!
    En mi caso , los mayores déficits que detecto respecto a la gestión del tiempo son:
    – La maldita procrastinación.
    – La ambivalencia en el manejo de criterios para establecer el orden y la organización.
    Aprovecharé tu sugerencia de lectura sobre el método de las 5 S y trataré de ser más determinado en su puesta en marcha.
    Saludos,

    1. ¡Gracias a ti por tu comentario Luis!
      Sobre la procrastinación, puedes ver el artículo que publicaré esta semana. Explico por qué ocurre, y eso te puede ayudar a tomar medidas.
      Y en relación a los criterios para establecer el orden, es muy importante que tengas claros los objetivos, y si los puedes tener a la vista mejor. Eso te ayudará a enfocarte y cuando surjan dudas, escoger la opción que te acerque más rápidamente a ellos.
      ¡Ánimo!, el esfuerzo es el primer paso.
      ¡Un abrazo!

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