GTD (Getting Things Done) – Qué es y por qué está ayudando a tanta gente

GTD, abreviatura de Getting Things Done,  es el método revolucionario de David Allen para aumentar tu productividad personal y conseguir mejores resultados con menos esfuerzo. Descubre cómo.

La importancia de seguir un método

GTD, cuenta con la principal ventaja de ser un método probado y contrastado, basado en las investigaciones de David Allen relacionadas con la productividad personal.

Lógicamente, siempre pienso que seguir el mejor método, nos ayudará a conseguir antes el objetivo de dicho método: testear una aplicación, aumentar el número de seguidores, posicionar una web, etc…

Sin embargo, más que encontrar el mejor método, la importancia se la doy a seguir un método, especialmente si todavía no sigues ninguno.

Seguir un método, siempre será mejor que no seguir ninguno, al menos el 99% de los casos, ya que aplica un poco de orden a las acciones, y en consecuencia, la capacidad de medir y mejorar.

Recuerda la importancia que debes darle a medir los resultados para saber si estás avanzando en la dirección correcta.

¿Qué es GTD?

Como he dicho antes, GTD es un método de productividad personal, que nos explica, de un modo ordenado y sistemático cómo realizar las tareas que nos puedan surgir.

La principal característica de GTD, es que no es necesario recordar lo que hay que hacer, ya que nuestra memoria no es todo lo buena y eficiente que nos gustaría.

Piensa por ejemplo, cuando estás en casa, por la noche, después de haber trabajado y piensas: «Mañana le tengo que decir esto a Javi» (Sustituye Javi por cualquier, compañero, jefe, proveedor, cliente…)

Seguramente, al día siguiente, de camino al trabajo, te repetirás: «Que no se me olvide, se lo tengo que decir»…

¿Y qué pasa cuando ves a Javi? Exacto, lo que tenías que decirle se ha borrado completamente de tu memoria, no queda ni rastro de esa información, es como si te hubieran formateado esa partición del cerebro.

Pero no pasa nada, porque esa información volverá, y la recordarás, el problema es que te acordarás… ¡¡cuando estás ya en casa cenando y has acabado de trabajar!! 😓

¿Cuantas veces te ha pasado?… Si te sirve de consuelo, a mi muchas… Pero, por suerte, solo hasta que empecé a utilizar métodos para mejorar mi productividad personal.

Pues este es el primer (y para mi, más importante) objetivo de GTD, liberar tu memoria de tareas pendientes, para que simplemente te concentres en realizar las tareas en su momento oportuno.

Pero no sólo eso, GTD también es una filosofía, como afirman sus mayores seguidores.

Suena bien, ¿verdad? Pues sigue leyendo.

Para quién es GTD

Mucho ha cambiado la sociedad en estos últimos años.

Hasta no hace tanto, la forma más fácil de medir la productividad, era contando los elementos producidos, y dividirlo por el tiempo empleado para conseguirlo.

Si un equipo era capaz de fabricar 10 coches en un hora, esa es su producción, y cuantos más coches por hora consiga realizar, más aumentará su productividad, y por lo tanto, más beneficios tendrá.

Pero en tu caso y el mío, es distinto, no podemos medir nuestra producción, simplemente contando las acciones que realizamos.

Por ejemplo: Que un programador utilice más líneas de código para un software, no indica que sea mejor que el de otro. Es más, será más eficiente quien menos líneas de código haya necesitado para realizar las mismas funciones. O un community manager que haga más publicaciones al día, no tiene porqué conseguir más seguidores, si estas publicaciones no atraen el interés del público.

Nosotros tenemos que medirnos por objetivos conseguidos. Somos profesionales digitales, nuestra producción, no se mide por la cantidad generada, sino por el valor que aportamos a nuestros clientes.

Y para profesiones como la tuya y la mía se hizo GTD.

Ventajas de utilizar GTD

GTD, cuenta con una serie de ventajas que ayudan a que las actividades que tengas que realizar, se puedan realizar en menos tiempo, y por lo tanto, a ser más eficiente.

Esto es difícil de ver al principio, porque, como te contaré luego, el paso de «Hacer» es el último, pero gracias a los pasos previos, esa fase se realiza mucho mejor y en menos tiempo.

Libera tu memoria

Para mi, la principal ventaja de GTD, es, como decía antes, liberar mi memoria y no tener que recordar nada.

Soy muy partidario de realizar listas, porque estás me ayudan a simplemente «hacer lo que tengo que hacer», y no tener que estar pensando a cada paso qué avanzo, qué y cómo lo hago.

No sólo sirve para tu trabajo

GTD te sirve tanto para la vida profesional, como para la vida personal. Es más, según recomiendan, para este método no deberías distinguirlo.

Gana tiempo

Siguiendo el ejemplo de antes de fabricar coches, sin GTD, equivaldría a que primero fabricas cuatro ruedas, luego un motor, luego una carrocería, y después montas todo para tener un coche, y repites los pasos para tener 20 coches.

Sin embargo con GTD, primero fabricas las ruedas de los 20 coches, luego los 20 motores, etc…

De esta forma, al realizar acciones del mismo contexto, tu productividad y eficiencia se incrementa gracias a poder concentrarte mejor en realizar sólo un tipo de actividad.

Mejora la sencillez de la toma de decisiones

Con Getting Things Done, no se utiliza el sistema clásico de ordenar las tareas según su importancia y/o urgencia, ya que según indica David Allen, esos atributos son muy subjetivos y por lo tanto, no es palpable que sea más efectivo.

Las acciones que debes realizar van en función del contexto en el que te encuentres, por ejemplo, el contexto «Equipo de pruebas» contendrá las acciones en las que debes validar el software que acabas de programar, o el contexto «Ordenador», lo podrás utilizar para mejorar el SEO de los artículos que hayas redactado en el blog.

No es necesario ningún software específico

A pesar de que existen muchas herramientas en el mercado. GTD recomienda a los novatos no utilizar ningún software que nos pueda causar malentendidos o confusiones acerca de qué es GTD. Por eso, al principio, recomiendan que simplemente utilicemos lápiz y papel

GTD Recopilar

Principios de GTD

Control

Mantener una situación bajo control, es lo que te ayuda a liberarte del estrés.

Él estrés es un mecanismo mediante el cual recibimos un aviso de algo nuevo, y que puede ser un peligro.

En la época en que había que cazar animales para comer (y a la vez ser el cazador la presa) el estrés te podía salvar la vida.

Pero hoy en día, el exceso de información mal gestionada, hace que aparezcan innumerables situaciones de «posible peligro», y en este caso, el estrés, no ayuda, sino que empeora nuestra calidad de vida. Te ha pasado ¿verdad? Sí, a mi también.

Por eso necesitamos tener nuestras acciones bajo control, y para ello, GTD propone las siguientes fases para control para cosa que tengamos (o no) que hacer.

Recopilar o capturar

Como indica David Allen, sólo te puedes sentir bien en relación a lo que no estás haciendo cuando eres consciente de qué es lo que no estás haciendo.

Para que la mente pueda trabajar mejor en el momento oportuno, debemos recopilar o capturar todo aquello que pueda convertirse en algo que hacer.

Fíjate que es algo que «pueda convertirse», ya que en la primera fase, recopilas todo.

Más tarde verás qué debes hacer con ello.

Esto, todavía no son ni tareas ni acciones ni nada que hayas oído antes si no has trabajado con GTD, simplemente son cosas.

Las cosas entran a través de una bandeja de entrada, como por ejemplo pueden ser: el teléfono, el email, una bandeja física en tu mesa, etc…

Procesar o aclarar

El principal objetivo de esta fase es vaciar las bandejas de entrada.

Con aclarar, lo que se pretende es definir exactamente lo que se debe hacer con una cosa.

Si una cosa no necesita acción, puedes tirarla a la Papelera (porque no la necesitarás más) incubarla (porque puede ser útil)  almacenarla en el Archivo de seguimiento (por si en un futuro si que es necesario hacer algo con ello) o guardarla como Material de referencia (porque sea información de utilidad).

Si una cosa necesita que se haga algo, será una acción y en el procesado debes: hacerla si te cuesta menos que organizarla (siguiente paso), delegarla si la debe hacer otro (independientemente de la jerarquía) o diferirla (para hacerlo en el momento oportuno).

Si para completar algo, hace falta más de una acción, entonces se convierte en un Proyecto (independientemente de la complejidad que tenga, un proyecto simplemente es una serie de acciones para conseguir un resultado.

Por lo tanto, añadirás dicho resultado a la Lista de Proyectos.

Un aspecto muy importante es cómo nombres las acciones. No es lo mismo «borrador de artículo semanal» que «Crear borrador sobre cómo hacer webs en WordPress antes del día 10 de Abril».

El segundo invita a realizarlo antes porque está más concretado.

Organizar

Esta fase va inmediatamente después de procesar o aclarar, por lo que se debe hacer a continuación y sin demora.

Para organizar, se utilizan cubos o contenedores, que son los espacios donde se almacenarán la información a tratar (independientemente de si en tu sistema utilizas un software o papel y boli)

Los distintos contenedores serán, por ejemplo, las listas mencionadas antes, o la lista de Próximas acciones, o la Agenda, si la acción debe realizarse en una fecha específica

Evaluar

Este método es dinámico, por lo tanto, deberás revisar periódicamente (principalmente, a diario y semanalmente) para revisar tanto tu Agenda como tu lista de próximas acciones.

En las revisiones es importante que mantengas al día tu sistema, que no hayan acciones completadas en una lista de pendientes por ejemplo.

En la revisión semanal, la intención es que vuelvas a liberarte de la información de tu mente.

Hacer

Hasta ahora, todos los pasos, te ha servido para filtrar las cosas, y convertirlas o no, en acciones.

El último paso, es simplemente hacerlo.

Puede parecer que GTD necesita mucho tiempo, pero como has preparado tan bien lo que debes hacer, a la hora de hacerlo, no perderás ni un segundo.

Por eso, en el fondo, con GTD estás ahorrando tiempo.

En el momento de «Hacer», no malgastas el tiempo resolviendo dudas, preguntando, llamando, a alguien que te ayude, etc… Simplemente lo haces y se acaba.

GTD Algoritmo

Ejemplo Algoritmo GTD (Fuente: Wikipedia)

Perspectiva

En GTD, no sólo se proponen los pasos antes mencionados.

David Allen también habla de Perspectiva.

En concreto, habla de 6 niveles en los que podemos ver de forma diferente la información.

Sobre esto, lo explica muy bien, mi admirado Jeroen Sangers.

Habla de la perspectiva, como si del GPS de un automóvil se tratara.

No tienes el mismo zoom cuando vas por una autopista y no debes coger una salida hasta dentro de 30 minutos, que si estás en un cruce del centro de la ciudad.

Por lo tanto, la perspectiva cambia, dependiendo de la situación

Así, David Allen habla de 6 niveles. Que de menor a mayor altura son:

  • Acciones: Tarea que pueda y deba realizarse
  • Proyectos: Resultado de más de una acción consecutiva y relacionadas entre si.
  • Áreas de responsabilidad: Compromisos que adquirimos con otros y nosotros mismos
  • Metas y objetivos: Indica dónde queremos llegar y qué queremos conseguir
  • Visión:  Aporta claridad a lo que queremos tener a largo plazo
  • Propósito y principios: La explicación de por qué hacemos algo, la motivación.

Planificación

En otra ocasión, ya te he hablado de por qué es tan importante la planificación, y por qué planificar el día evitará que se convierta en un caos.

Getting Things Done, propone tres revisiones que nos servirán para decidir qué hacer y mantener el sistema para que siga siendo fiable.

Revisión diaria

Tú eliges cuando hacerla, a primera o a última hora.

La recomendación es que lo hagas cuando no necesites tanta energía, y guardes esta energía o inspiración para las acciones que sí lo requieran (por ejemplo, escribir las publicaciones de esta semana en redes sociales)

Principalmente, revisarás las próximas acciones a realizar.

Revisión semanal

Es más profunda, y en este caso, revisarás también la agenda en más profundidad.

No tiene por qué revisarse sólo los compromisos de esta semana, puedes también revisar las próximas dos.

Además, se revisarán también los proyectos y archivos de seguimiento.

Revisión general

Aquí estableces tú la periodicidad, y no es tan corta.

Se utiliza para comprobar que mantienes el foco con tus objetivos, metas y visión.


 

Hasta aquí, un resumen con lo básico de un método que alabado por muchos, promete liberarte del estrés y aumentar tu productividad. En algunos casos, hablan de aumentarla entre un 30% y un 50%.

Si quieres saber más sobre ella, te recomiendo que leas el libro de Jose Miguel Bolívar, una de las personas de habla hispana con más conocimientos sobre GTD.

Su libro se titula Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD.

Además, ha utilizado el método durante muchos años, lo que le permite añadir alguna característica que considera que mejora el sistema.

Y después de haber leído este artículo ¿Qué te parece GTD? ¿Querrás implantarlo? Cuéntamelo en los comentarios.

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