Gorgias Templates: herramienta para gestionar las plantillas email

Las plantillas email te ahorran un valioso tiempo cada vez que tengas que escribir un mismo correo electrónico. Descubre cómo usarlas.

Los profesionales digitales, hacemos un uso intensivo y muy frecuente del correo electrónico.

En la mayoría de los casos, es la herramienta más usada de comunicación, con permiso de las aplicaciones de mensajería instantánea.

Plantillas email

Si reflexionas sobre el uso que haces de él, seguro que en más de una ocasión, has escrito emails prácticamente similares.

Un sencillo truco, sería guardar un documento de Word o Documentos de Google en el que escribas la plantilla, y cuando lo necesites, copies de ahí y lo pegues en el correo electrónico.

Pero, con Gorgias Template, puedes gestionar de forma más fácil y ágil estas tareas si utilizas Gmail y gracias a ello, mejorar la productividad.

Ventajas de utilizar plantillas email

Las herramientas de productividad, no se deben utilizar porque sí, o porque estén de moda, o porque sepamos que la utiliza un compañero o un amigo.

En primer lugar, debes saber cómo ayudan, para evaluar si es lo que necesitas.

Ten en cuenta que siempre, el uso de una herramienta, requiere un tiempo de aprendizaje, así que hay que evaluar si es rentable empezar a utilizar esa herramienta aún teniendo que invertir ese tiempo.

Ahorrar tiempo

En mi opinión, la ventaja más importante.

Gracias al uso de las plantillas de email, puede ahorrar tiempo al no tener que escribir el contenido que deseas enviar.

Si enviaras pocos emails, no se notaría esta diferencia, por eso, debes evaluar el número de emails iguales o parecidos que envias en un periodo de tiempo.

Minimizar los errores

Como las plantillas se pueden y se tienen que preparar, es necesario invertir un tiempo previo en ello.

Ese tiempo, en el que sabes que estás preparando, no sólo un email, sino un escrito que vas a utilizar en varias ocasiones, es fácil que tomes más tiempo, con el objetivo de que éste contenga todo lo que quieres decir, y más importante, cómo lo quieres decir.

De esta forma, además de sólo escribirlo una vez, sólo debes revisarlo una vez, y, si la primera vez está bien, las demás no contendrán ningún error gracias a esa revisión que has hecho anteriormente.

Ser coherente

En muchas ocasiones, puede resultar poco profesional, comunicar algo unas veces, y hacerlo distinto en otras.

No tiene por qué llegar a ser errores, pero si que puede sonar a ser poco coherente.

En esos casos, se agradecen las plantillas email porque te aseguran que estás escribiendo a todos los clientes, contactos o colaboradores, el mismo contenido o condiciones.

Ejemplos de uso de plantillas de email

A continuación, aunque existen más, te voy a contar unos sencillos ejemplos en los que puedes hacer uso de las plantillas para el email.

Informes

¿Necesitas enviar informes periódicos? Diarios, semanales, mensuales…

No importa la frecuencia, tan solo debes usar la plantilla oportuna, y a continuación, adjuntar el informe oportuno que debas enviar.

Estas plantillas, son muy sencillas, únicamente constan de un texto tipo… “a continuación te adjunto el informe de [Título del informe]

Además, las plantillas email que verás a continuación, se puede incluso fijar los destinatarios.

Reuniones

Muy similar a los informes que acabamos de ver.

Aunque pueda parecer obvio, ya que, si las reuniones son periódicas, seguramente se han convertido en un hábito, puedes hacer uso de ellas, si ves que el resto de asistentes no hace uso de recordatorios, calendarios, etc… o las olvidan o llegar tarde.

De esta forma, tienes una forma sencilla y ágil de recordarles la reunión.

Primer contacto

Estas plantillas para tu email, te pueden servir también para explicar por ejemplo, detalles sobre ti como profesional, o sobre tu empresa, en relación a las primeras veces que contactes con un posible cliente.

En estas plantillas, el contenido suele ser en relación a tu tipo de empresa, tamaño, las actividades que desarrolla, y los problemas que soluciona a tus clientes.

Como gestionar plantillas email Gorgias Templates

Ahora, veremos lo más importante, cómo utilizar la herramienta Gorgias Templates para gestionar tus plantillas de email.

Además, Gorgias Templates sirve tanto para Gmail, como para Outlook.com y Yahoo.

Por otro lado, las plantillas se pueden compartir, por lo que no es necesario que, si utilizais las mismas en un departamento, tengáis que crear una para cada usuario.

Antes de nada, aquí te dejo un vídeo resumen de demostración, con las características de Gorgias Templates

Instalar Gorgias Template

Instalar este software, es tan fácil como instalar una extensión de Google Chrome.

A continuación, se añadirá

Desde el siguiente enlace puedes descargar Gorgias Templates para Gmail

Una vez en el Chrome Web Store, simplemente debes pulsar el botón Añadir a Chrome.

Plantillas email Gorgias

Crear plantillas email

Para crear una plantilla de email, únicamente debes crear un nuevo correo electrónico como haces habitualmente, y verás el símbolo de la extensión, en la parte superior derecha, del cuerpo del correo, como verás en la siguiente imagen.

Crear plantilla email

Al hacer click sobre la G, verás una lista de plantillas que trae de forma predeterminada, y al final, el botón “New Template”.

Si lo pulsas, accederás a una nueva página, donde aparecerá una nueva ventana emergente con los datos que puedes introducir para crear la plantilla email.

Nueva plantilla email

Como ves, puedes formatear el texto directamente, y además, si pulsas sobre “Show more fields”, podrás dejar anotado los destinatarios a los que quieras enviar ese texto, si siempre son los mismos.

Texto de plantilla email

Una vez completados todos los campos, únicamente debes pulsar sobre “Save template” para guardar la información, y podrás ver un listado con todas tus plantillas.

Plantillas de email

Si quieres editar alguna, sólo tienes que hacer click sobre el título de la que quieras.

Cómo usar una plantilla email

Si crear una plantilla es fácil, usarla lo es aún más, y tienes dos opciones para hacerlo.

La primera, como has visto anteriormente, simplemente debes hacer click en el botón sobre el logo, y te aparecerá un listado con todas ellas, al hacer click, se escribirá.

Crear email sobre plantilla

La otra opción, es hacer uso del atajo de teclado, o shortcut, que has indicado cuando la has creado.

En el ejemplo era “oscar”. Así que, si escribo oscar (ten en cuenta que diferencia entre mayúsculas y minúsculas, espacios, etc…) y a continuación pulso la tecla Tabulación, en el correo se añadirá el texto de la plantilla, así como los campos que hayamos indicado: Asunto, Destinatario, CC, etc…

Crear plantilla sobre email


¡Y eso es todo! ¿Qué te parece la herramienta?¿Te puede servir de ayuda? Espero tu respuesta en los comentarios. ¡Gracias por leerme! 🙂

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