Cómo tener reuniones de trabajo efectivas

Las reuniones de trabajo efectivas pueden son claves para la productividad del equipo, ya que nos suponen un ahorro de un preciado recurso, el tiempo.

Cómo hacer la convocatoria a una reunión de trabajo

Las reuniones de trabajo efectivas empiezan en el momento en el que alguien deba convocarlas.

Quizá uno de los mayores errores que cometemos es convocar o asistir a reuniones improvisadas.

En la mayoría de ocasiones, el resultado de las reuniones de trabajo efectivas que no han sido convocadas adecuadamente, es el mismo que el de realizar una campaña en redes sociales sin planificar a quién va dirigida, un fracaso.

Por eso, si eres tú quien convoca la reunión no debes pasar por alto lo siguientes requisitos.

En primer lugar, debes informar del objetivo de la reunión de trabajo: ¿Qué se debe conseguir?¿Cómo sabrás si la reunión ha sido efectiva?

Tan importante como que los asistentes sepan el motivo por el que deben acudir, es que sean avisados con el tiempo suficiente.

Esto es especialmente importante si el objetivo es de gran importancia para la correcta marcha de la empresa, o los participantes tienen mucha información que recopilar para aportar en esa reunión de trabajo.

Además, siempre que sea posible, envía la convocatoria por escrito. Aunque debas recordarlo posteriormente en persona o por teléfono, pero no caigas simplemente decirlo hablando, pues, si no lo anotan, corres el riesgo que la calidad de la reunión de trabajo empeore.

Si los asistentes tienen los datos de la reunión por escrito, les será de ayuda cuando tengan que prepararla.

Definir el objetivo de las reuniones de trabajo

Para concretar el objetivo de la reunión, lo más importante es ser claro. Debes detallarlo lo máximo posible. Ya sabes que los objetivos son clave en la productividad personal.

Cuanto más claro sea el objetivo para los asistentes, más fácil será que no se desvíen con otros temas y la reunión acabe como cajón desastre de temas intrascendentes.

Reuniones de trabajo efectivas

Aunque el objetivo sea para reuniones de trabajo efectivas, también podríamos aplicar el método SMART. Recuerda, que este método dice que el objetivo debe ser específico, medible, alcanzable, realista y acotado en tiempo.

Simplemente con este detalle, si no lo has aplicado hasta ahora, verás un notorio cambio en la efectividad de tus reuniones de trabajo.

Si no tienes experiencia en definición de objetivos, te recomiendo que realices mi Curso Esencial de Efectividad de Personal, es totalmente gratuito y además conseguirás también mi guía con 8 trucos productivos para profesionales digitales.

Y como siempre recomiendo dejar por escrito los objetivos, también se puede tener en cuenta aquí.

Debes indicar el objetivo de la reunión en la convocatoria que envíes a los asistentes.

Concretar la hora de inicio y final

Sabes que nuestra capacidad de atención no es infinita. Además, como te he contado en anteriores ocasiones, no siempre disponemos de la misma energía a lo largo de la jornada.

Así que, otro punto muy importante es que detalles en la convocatoria, una hora de inicio y otra de final.

¿Y qué ocurre si no alcanzamos el objetivo en ese tiempo?¿Dejará de ser una reunión de trabajo efectiva?

En ese caso, es mejor que plantees una nueva reunión, y si es posible, al menos con 24 horas de diferencia con la siguiente.

Si te ocurre, también es importante que tengas en cuenta qué ha ocurrido en esa reunión de trabajo: ¿Algún asistente ha acaparado la reunión?¿Has tenido que resolver demasiadas dudas al principio?¿Has estimado incorrectamente el tiempo que necesitabais?

Ese análisis te ayuda a poder definir mejor la hora de inicio y final de las reuniones de trabajo.

Ten en cuenta, que las personas que asisten, pueden tener que pausar una tarea para proseguirla después de la reunión.

Recuerda también el coste del cambio de contexto, que sufrirán esas personas al tener que dejar lo que están haciendo para ir las reuniones de trabajo, y retomarlo después.

Elegir a los asistentes a una reunión

Hasta ahora, te he contado la importancia de preparar los detalles impersonales de la reunión: convocatoria, objetivos, hora, etc…

Pero una reunión de trabajo sin asistentes no es nada, no se podría realizar.

No es sólo cuestión de que haya gente en las reuniones de trabajo efectivas, deben ser las personas idóneas las que asistan.

Ni una más ni una menos.

asistentes reuniones de trabajo efectivas

Puede haber casos, en los que alguien deba estar informado, pero no deba aportar nada la reunión.

En ese caso, hazle un favor, no lo convoques. Si la información que se tratarán en las reuniones de trabajo efectivas son importantes para alguien, envíale un resumen por email.

De esta forma tiene lo que necesita (la información) habiéndole ahorrado un tiempo en el no debía aportar nada.

En caso que sea a ti a quién convoquen, lo primero que debes averiguar es el objetivo, y tener claro qué puedes aportar.

Esto te ayudará, primero a responder a la pregunta de si es imprescindible que vayas, y en segundo lugar, a tener los datos necesarios o buscarlos para preparar tus intervenciones.

No desviar el tema

La figura del moderador, o quien la haya convocado, es el principal responsable de no desviarse del tema, y hacerlo ver cuando ocurra. Es clave para las reuniones de trabajo efectivas.

Si habéis seguido los pasos anteriores, no deberíais dispersaros y tratar temas irrelevantes en las reuniones de trabajo.

Pero aún así, puede ocurrir.

Por eso, para evitarlo, si has convocado tú la reunión, deberías, o nombrar a alguien para que la modere, o encargarte tú de hacerlo.

Las distracciones que hayan son indirectamente proporcionales a la cercanía a conseguir los objetivos en las reuniones de trabajo.

Cómo tomar notas en una reunión de trabajo

Es totalmente recomendable que tomar notas siempre que acudas a las reuniones de trabajo.

Esto, además de reforzar tu comprensión sobre los temas que se tratarán en la reunión, te facilitará una información muy valiosa para poder consultar posteriormente.

Tomar notas en reuniones de trabajo efectivas

Lo ideal, es que tomes las notas en papel.

El papel tiene las ventajas de que no se produce ningún ruido al hacerlo, y además es casi siempre más ágil que anotarlo en un ordenador con un teclado.

Sin embargo, en ocasiones, puede que necesites un ordenador para anotar lo más importante de la reunión.

Si es en ordenador, ten en cuenta siempre desactivar las notificaciones y/o sonidos para no interrumpir a quién esté hablando.

Por último, recuerda también que no debes anotar todo lo que se dice.

Recuerda tus época de estudiante: escucha atentamente, y anota lo más importante de forma resumida.


Me gustaría saber una cosa de ti ¿Has asistido a reuniones efectivas?¿Cuál crees que fué el principal motivo de esa efectividad? Te agradezco que lo escribas en los comentarios para poder compartirlo con más personas.

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